使用MailStore基础知识进行电子邮件归档

使用存档配置文件

在MailStore Server中，每个归档任务都存储为归档配置文件。通过执行这样的配置文件，开始归档过程。

这样的归档配置文件可以包含以下信息：

  • 邮箱：p.berten@company.com
  • 服务器主机：Exchange服务器EXCHANGE01
  • 目标档案（MailStore Server中的目标存档）：peter.berten
  • 归档范围范围：除草稿外的所有文件夹
  • 删除规则：从Microsoft Exchange邮箱中删除所有三个月以上的已存档电子邮件。

创建存档配置文件

要创建新的归档配置文件，请执行以下操作：

  • 启动MailStore客户端，然后单击“存档电子邮件”以创建并执行存档配置文件。
  • 在应用程序窗口的 创建配置文件”部分中，选择应从中存档电子邮件的来源（例如Microsoft Outlook）。
  • 在向导的第一步中，可以为归档配置文件指定几个不同的设置。这些包括选择文件夹（例如“收件箱”）或删除规则（默认情况下，不删除任何电子邮件）。
  • 如果您以MailStore Server管理员身份登录，系统将提示您输入目标归档（用户归档），在其中应存储电子邮件。如果以普通用户身份登录，则将自动使用相应的用户归档。
  • 在最后一步中，可以指定归档配置文件的名称。电子邮件服务器类型的存档配置文件也提供了从此处配置自动执行的选项。单击完成后，归档配置文件将列在“保存的配置文件”下，并且可以根据需要立即运行。

请注意：只有MailStore Server管理员才能将电子邮件存档到目标存档中，而不是自己的。对于常规的MailStore Server用户，这是不可能的。

手动开始存档过程

只要在其创建过程中尚未配置自动执行归档配置文件（仅键入E-mail Server），就可以随时手动执行归档配置文件。建议始终手动启动初始归档过程，以便尽早发现可能的配置问题。

要手动启动存档过程，请从“已保存的配置文件”下的列表中选择要执行的存档配置文件，然后单击“运行”。

出现进度窗口。归档过程完成后，您可以通过单击“详细信息”获得有关其过程以及可能出现的错误的更多信息。调试日志也可在此处获得。

除了手动执行之外，归档配置文件还可以根据计划自动运行。有关该主题的其他信息，请参见自动归档过程一章。

多次执行归档配置文件

任何归档配置文件都可以运行多次，而无需担心。MailStore Server仅存档尚未存储在目标存档中的电子邮件。MailStore Server还可以检测是否有任何电子邮件移动到了源应用程序（例如Microsoft Outlook）中的其他文件夹，并相应地在其存档中重现了这些移动。已经在源中从MailStore分类为包含已发送邮件的文件夹移动到源中的已存档电子邮件，将被MailStore分类为不包含已发送邮件的文件夹的文件夹将再次存档。反之亦然。

编辑存档配置文件

要编辑现有的归档配置文件，请执行以下操作：

  • 从保存的配置文件列表中选择要编辑的归档配置文件，然后单击属性。
  • 使用“ 下一步”和“上一步”在配置文件的页面之间导航，并根据需要更改设置。
  • 单击确定，将新设置保存在最后一页。
  • 通过单击取消，您可以随时退出编辑归档配置文件，而无需提交任何更改。

删除存档配置文件

如果不再需要，则可以删除现有的归档配置文件。

  • 右键单击要删除的归档配置文件，或单击“ 命令”，然后选择“ 删除”
  • 出现确认提示。单击确定进行确认。

请注意：删除归档配置文件对已归档的电子邮件不起作用。它们保留在存档中。

更改归档配置文件的所有者

作为MailStore服务器管理员（admin），您可以更改归档配置文件的所有者。这样，您可以为用户准备归档配置文件，然后他们可以自己执行。

  • 你想改变和选择配置文件右键单击更改所有者…。
  • 在下一个对话框中选择配置文件的新所有者。
  • 单击确定确认选择。

请注意：如果您作为MailStore Server管理员选择的目标存档不属于新的配置文件所有者，则新所有者如果不是她自己的MailStore Server管理员，则该配置文件的执行将失败。
只有MailStore Server管理员才能将电子邮件存档到目标存档中，而不是自己的。对于常规的MailStore Server用户，这是不可能的。

管理和执行其他用户的归档配置文件

作为MailStore Server管理员（admin），您还可以管理其他用户创建的归档配置文件。

  • 在“保存的配置文件”部分中，激活选项“ 显示所有用户的配置文件”。
  • 现在，您可以像自己一样编辑，执行或删除这些配置文件。

特殊情况：为其他用户执行电子邮件客户端的归档配置文件

通常，在安装了相应电子邮件客户端的PC上仅对Microsoft Outlook或Mozilla Thunderbird等电子邮件客户端执行存档配置文件是有意义的，因为该客户端存储了在该PC上本地访问电子邮件和数据所需的数据。

示例：如果用户A具有Microsoft Outlook的存档配置文件，则可以通过MailStore客户端作为MailStore服务器管理员查看和编辑它。但是，只有在使用用户A的计算机上安装的MailStore客户端运行该配置文件时，才有意义执行该配置文件，因为只有本地存储的数据才能被访问。

此信息仅适用于“ 电子邮件客户端”部分中列出的归档配置文件。

存档特定文件夹

默认情况下，MailStore Server将从电子邮件应用程序或电子邮件邮箱的所有文件夹中存档电子邮件，但以下内容除外（该列表可能因系统而异）：

  • 已删除邮件 -用户删除的电子邮件
  • 草稿 -仍在编辑中但尚未发送的电子邮件
  • 垃圾电子邮件 -被归类为垃圾邮件的电子邮件
  • 发件箱 -即将发送的电子邮件，发送后将列在“已发送邮件”下

标准设置可以自定义；对于每个存档配置文件，可以根据需要包含或排除文件夹。

请注意：手动指定要包含或排除的文件夹名称时，请注意大小写。这些声明区分大小写。

一般程序

您可以在创建新的归档配置文件后选择要直接归档的文件夹。或者，您可以调整现有配置文件的选择。以下屏幕快照显示了如何以Microsoft Outlook归档配置文件为例访问文件夹设置：

选择要存档的文件夹

您可以指定MailStore Server应存档的文件夹。在这种情况下，MailStore Server将存档限制为所选文件夹，而忽略所有其他文件夹。存档多个邮箱的存档配置文件没有“ 添加”按钮。您必须输入要手动包含的文件夹。

  • 在“包括文件夹和子文件夹”下的文件夹选择中，单击“添加”。

  • 选择一个文件夹。
  • 使用“包括子文件夹”选项，您可以指定是否将所选文件夹的子文件夹也包括在归档过程中。
  • 单击确定将文件夹添加到列表。

示例：您在电子邮件应用程序或邮箱中创建了一个文件夹Archive，用户将所有应存档的电子邮件移入其中。在这种情况下，将文件夹“ 存档”添加到包含列表。这样，仅该单个文件夹将被存档。

从归档过程中排除文件夹

可以将MailStore Server配置为始终从归档过程中排除某些文件夹。存档多个邮箱的存档配置文件没有“添加”按钮。您必须输入要手动排除的文件夹。

  • 在“排除文件夹和子文件夹”部分的文件夹选择中 ，单击“添加”。

  • 选择一个文件夹。
  • 使用“ 包括子文件夹”选项，您可以指定是否也将所选文件夹的子文件夹从归档过程中排除。
  • 单击确定将文件夹添加到列表。

示例1：不应归档仍在“收件箱”中的电子邮件，因为它们将被用户删除或移动到项目文件夹中。在这种情况下，将“ 收件箱”文件夹添加到要排除的文件夹列表中。

示例2：不应归档名为“ 私人”文件夹的电子邮件，因为其中可能包含法律禁止（在某些国家/地区）要归档的个人信息。

请注意：根据系统的不同，某些文件夹（例如Deleted Items）始终会从归档过程中排除。要停用此自动排除功能，请清除复选框始终排除<文件夹名称>。

使用正则表达式包含或排除文件夹

在MailStore Server中，可以使用正则表达式包括或排除文件夹。该语法遵循.NET Framework 4.5.1中的正则表达式规范。要指定正则表达式，只需在其前面加上||即可。或| i | （使用区分大小写/不区分大小写）。

示例
正则表达式“ || Folder \ d / Folder \ d \。\ d”例如在归档中包含Folder1 / Folder1.1。

正则表达式“ ||文件夹\ d /文件夹\ d \。\ d / \ w +”排除了上面结构中的其他子文件夹。结果可能如下所示：

定义已发送邮件文件夹

归档中的邮件列表显示已发送邮件的收件人和已接收邮件的发件人。因此，用户总是在消息列表中看到他的通信伙伴。

归档用户邮箱时，已发送的邮件通过其包含的文件夹进行标识。如果是Exchange和Outlook归档配置文件，MailStore能够自动检测已发送邮件文件夹，并且无法进行调整。从实现SPECIAL-USE功能的IMAP服务器进行归档时，如果在归档配置文件中启用了该选项，则MailStore也能够检测已发送邮件文件夹。由于IMAP客户端可能不支持该功能，因此这些客户端可能创建了自己的已发送邮件文件夹，结果是多个文件夹保存了已发送邮件。为了使MailStore检测所有已发送邮件，可以在IMAP归档配置文件中扩展已发送邮件文件夹列表。

如果通信错误的合作伙伴将显示在邮件列表中，消息类型可以改变通过在邮件存储客户端，管理员通过在邮件上点击右键并选择更改信息类型。

万一应更改其他用户的消息类型，则必须取消阻止对其他用户的消息进行存档访问。归档配置文件应配置为以后无需手动更改消息类型。

显示选择用于存档的文件夹

在文件夹选择中，单击“ 显示有效文件夹”以验证所选设置。因此，将显示将被有效存档的所有文件夹。灰色显示的文件夹将不会被存档。在IMAP归档配置文件中，包含已发送邮件的文件夹将带有一个小信封图标。存档多个邮箱的存档配置文件不支持此功能。

指定存档的过滤条件

在MailStore Server中，可以通过指定过滤条件来将归档限制为大多数归档配置文件的某些电子邮件。以下过滤器选项可用：

  • 还存档未读邮件
    默认情况下，MailStore Server存档电子邮件而不考虑其已读/未读状态。禁用此选项会将存档限制为状态为已读的电子邮件。
  • 仅存档早于
    • 日期
      您可以在此处指定MailStore Server比较要存档的电子邮件的发送或接收日期的特定日期。仅存档在此日期之前发送或接收的电子邮件。该UTC选项定义在协调世界时（UTC）这个日期是否指定或取邮件存储服务器的本地时区考虑在内。
    • 范围
      使用此选项，MailStore Server仅存档在此范围开始之前已发送或接收的电子邮件（从存档日期算起）。

存档后删除电子邮件

MailStore Server可用于减少和保持源系统中存储的电子邮件数量最少。源系统可以是电子邮件服务器，电子邮件邮箱，电子邮件应用程序以及电子邮件文件或电子邮件容器文件。请注意，由于源系统缺少接口，某些归档配置文件中无法删除电子邮件。

必须明确激活的删除功能使MailStore Server可以根据指定的规则和时间段自动从源系统删除电子邮件。

请注意：为了不危害正在进行的业务流程，已标记的电子邮件将永远不会被MailStore Server删除。配置的删除规则不适用于此类电子邮件。要通过MailStore Server删除它们，您必须直接在源系统中取消标记它们。

功能性

默认情况下，MailStore Server仅将电子邮件从源系统复制到其存档中。归档电子邮件保留在源系统中，不会被删除。

通过归档配置文件对所有电子邮件进行归档后，将执行删除过程。在此过程中，将明确检查要删除的电子邮件是否确实已存档。这样可以确保仅从源系统中删除之前已写入存档的电子邮件。

请注意：电子邮件只能在归档过程之后从源系统中删除，这意味着此类删除始终与归档配置文件相关联。此外，必须在这种配置文件中显式配置删除规则，如下文进一步详细描述。

除此功能外，没有其他自动过程可以从其源系统中删除电子邮件。

组态

可以在设置新的归档配置文件时或在“ 高级设置”>“删除”下为现有配置文件配置删除条件。

提供以下选项：

  • 从不
    从不从源系统删除电子邮件。实际上，电子邮件将被复制到MailStore Server存档中。这是默认设置。
  • 归档后立即将
    电子邮件成功归档后立即从源系统中删除它们。实际上，电子邮件将被移到MailStore Server存档中。
  • 归档后至少[period]，
    如果电子邮件已在MailStore Server归档中至少存在给定时间，则将从源中删除它们。实际上，电子邮件将首先被复制到MailStore Server存档中，并且在给定期间内仍将保留在源系统中，然后在随后的存档配置文件运行中将其删除。
  • 如果早于[period]的
    邮件在发送或接收日期早于给定时间段时已从源系统中删除。实际上，发送或接收日期在给定范围内的电子邮件将首先被复制到MailStore Server存档中，而发送或接收日期在给定范围之前的电子邮件将被移至MailStore Server存档中。在随后的归档配置文件运行期间，如果先前归档的电子邮件与定义的年龄标准相匹配，则将从源系统中删除它们。

请注意：如果配置了过滤日期或范围以及删除规则（如果消息早于），则较长的时间段也将应用于删除规则。
例如，如果过滤器范围设置为“ 仅归档1个月以上的邮件”，而删除规则设置为“ 如果消息大于1天”，则仅删除1个月以上的电子邮件，因为较年轻的电子邮件没有已存档。

使用MailStore Server，无法从以前未归档的源系统中删除电子邮件。

自动化归档过程

使用MailStore，可以自动执行每个存档配置文件。MailStore Server主要区分两种类型的自动执行。为了从“ 电子邮件服务器 ”类别归档配置文件，可以通过MailStore Server在服务器端进行连续执行，而“ 电子邮件客户端”和“ 电子邮件文件 ”类别的配置文件仅通过Windows Task Scheduler在客户端上执行。

重要说明：归档过程的时间控制执行不能阻止用户在归档之前从其电子邮件应用程序或邮箱中删除电子邮件。为了确保所有电子邮件都已存档，在发送和接收时应自动将其存档。

通过删除计划的任务（通过MailStore的管理工具或Windows任务管理器），既不会删除基础归档配置文件，也不会删除该任务已归档的电子邮件。

自动化执行电子邮件服务器归档配置文件

如果在创建新的存档配置文件时尚未配置自动执行，请按照以下说明激活“ 电子邮件服务器”类别中的存档配置文件的自动执行。

  • 启动MailStore客户端
  • 登录到MailStore服务器
  • 点击存档电子邮件。
  • 右键单击“ 已保存的配置文件”列表中的现有归档配置文件，或单击“ 命令”，然后单击“ 自动…”。
  • 在“ 自动执行”对话框中，您可以指定连续执行的属性：
    • 在两次执行之间，等待…秒数
      定义MailStore Server在下次执行归档配置文件之前应等待的时间。
    • 不执行之间的间隔
      此选项允许指定不执行归档配置文件的时间段。例如，这可能是由于每晚备份或其他维护任务造成的。
  • 定义所有设置后，单击“ 确定”。

MailStore立即在后台开始连续执行归档配置文件。在“ 当前状态”部分中，可以查看所选归档配置文件的状态。通过单击Details …可以显示最后执行的结果，而单击All Results …可以显示所有以前执行的结果的列表。

自动执行电子邮件客户端或电子邮件文件归档配置文件

必须在要存档电子邮件或有权访问要存档文件的Windows用户的上下文中执行“ 电子邮件客户端”（即Microsoft Outlook，Mozilla Thunderbird）和“ 电子邮件文件 ”类别中的存档配置文件。要自动执行这些配置文件的存档过程，请按以下步骤操作：

请注意：作为MailStore管理员并使用MailStore的用户管理，请首先验证用户是否具有存档电子邮件的特权。

  • 在用户计算机上启动MailStore Client 。
  • 使用用户的凭据登录到MailStore Server。
  • 点击存档电子邮件。
  • 右键单击现有配置文件或单击“ 命令”，然后选择“ <COMPUTERNAME>上的创建任务”。

  • 在下一个窗口“计划任务”中，可以指定以下设置：
    • 任务-名称：
      可以自由选择任务名称。默认情况下，将使用存档配置文件的名称及其内部MailStore ID。
    • 触发器：
      可以指定以下触发器：

      • 每天在 -指定每天执行一次的时间（一天一次）
      • 每[xx]分钟 -指定执行配置文件的时间间隔（即每60分钟）
      • 其他触发器 -如果选择了“其他触发器”选项。归档任务仍作为Windows任务创建，但是执行时间必须单独指定。这必须使用Windows Task Scheduler来完成，并在Windows帮助中进行了描述。可以使用Windows版本提供的所有选项。
  • 在指定所有设置之后，可以通过单击OK创建任务。确认安全提示
  • 单击确定再次确认。

请注意：只能通过Windows Task Scheduler 修改“ 电子邮件客户端”或“ 电子邮件文件 ”类别中的归档配置文件的日程表。右键单击上述类别中的现有配置文件之一，然后选择“ 打开Windows任务计划程序 ”选项，可以直接从MailStore客户端打开任务计划程序。

显示命令行

如果需要，可以将“ 电子邮件客户端”和“ 电子邮件文件”配置文件的存档过程合并到更大的过程中，例如由批处理文件（.bat）运行的过程。为了简化此过程，MailStore 在“计划任务”窗口中提供了“ 复制Cmd行 ”选项（请参阅本页顶部）。单击按钮以查看可以合并到所需过程中的命令行。例如：

"C:\Programme\Mailstore\MailStore Server\MailStoreCmd.exe"
--h="localhost" --pkv3="A3774AD575BA6DE29844829697585EBE21B20B83"
--cred="admin@127.0.0.1"
-c import-execute --id=4 --user="admin" --verbose

命令行如下：

“ … \ MailStoreCmd.exe” -MailStoreCmd.exe是MailStore命令行管理程序。它是为自动执行MailStore中的某些流程而开发的。有关MailStoreCmd的其他信息，请参阅“ MailStore服务器管理外壳”一章。

–h =“ localhost”-MailStoreCmd.exe要连接到的MailStore服务器的计算机名称。

–pkv3 =“ …” -公钥指纹。它可以确保存档时的MailStore服务器与创建计划任务时的服务器相同（最佳安全功能）。

–cred =“ admin@127.0.01” – 服务器127.0.0.1的用户admin的密码将从Windows凭据管理器中读取，该凭据之前已由MailStore存储在该凭据中。

-c-遵循实际命令（非交互模式）。

import-execute –id = 4 –user =“ admin” –verbose-使用内部ID 4 执行用户admin的归档配置文件。

 

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